5 metod wyznaczania celów: wszystko jasne i na czas

Gdy zadania nie są wykonywane, często winny jest nie tylko ten, kto je wykonał, ale także ten, kto je postawił. W końcu jakość i skuteczność wykonania zależy bezpośrednio od prawidłowego ustawienia. Nie dołączyli instrukcji, nie wyjaśnili celów i oczekiwanych rezultatów, nie dali narzędzi - czyli pracownik czy kontrahent nie zdążył zrobić wszystkiego jak należy.

Utrudnieniem jest też to, że często trudno ocenić, jakich informacji, danych i narzędzi potrzebuje wykonawca z pozycji reżysera. Pierwszemu wydaje się, że wszystko jest oczywiste, ale drugiemu tak nie jest. Aby tego uniknąć, możesz zastosować techniki ustalania zadań, które pomogą Ci uporządkować sprawy, nie przegapić niczego ważnego i zwiększyć Twoje szanse na sukces. W artykule rozważymy 5 takich metod wraz z przykładami.

SPRYTNY

Jedno z najpopularniejszych podejść, które pozwala zebrać wszystkie potrzebne informacje i sformułować zadanie w sposób jak najbardziej jasny i zrozumiały. Pierwotnie używany do wyznaczania celów, ale nadaje się również do zadań.

Litery skrótu oznaczają kryteria prawidłowo ustawionego zadania:

• Specyficzne - specyficzne;
• Wymierny;
• Osiągalny;
• istotne – istotne;
• Ograniczone w czasie — ograniczone w czasie.

Ważne jest, aby zadanie spełniało wszystkie pięć kryteriów

Przykład. Załóżmy, że klient chce zwiększyć ruch dzięki reklamom kontekstowym w szczycie sezonu — w okresie świąt noworocznych. W tym celu stawia przed wykonawcą zadanie – wykonawcą reklamy kontekstowej. Aby spełniał on kryteria SMART, można go sformułować w następujący sposób:

Zwiększ ruch reklamowy o 20% do 31/12/22, uruchamiając YAN i reklamując się na platformie reklamowej Telegram.

W tym sformułowaniu zadanie brzmi:

• specyficzne - pokazuje jaki wynik iw jaki sposób chcesz uzyskać;
• mierzalny - wskazany jest procent, o jaki należy zwiększyć ruch;
• osiągalne – biorąc pod uwagę, że YAN i Telegram Ad Platform nie zostały jeszcze uruchomione;
• istotne – dla firmy ważne jest, aby uzyskać większy ruch w sezonie w celu maksymalizacji zysków;
• ograniczona w czasie - termin jest wskazany.

Przeczytaj więcej o SMART tutaj.

DŹWIGAĆ

Model nastawiony na stawianie zadań programistom, ponieważ działa na zasadach algorytmu, ale nadaje się również do interakcji z pracownikami i kontrahentami innych specjalności. Szczególnie przydatny do pracy z początkującymi, ponieważ na półkach przedstawia zadanie i proces pracy nad nim.

W przeciwieństwie do metody SMART tutaj litery skrótu wskazują nie kryteria, ale rozdziały TOR i częściowo etapy pracy nad zadaniem:

• Test1 - jaki wynik chcesz uzyskać lub co dokładnie zrobić;
• Operacja - jakie czynności należy wykonać, aby uzyskać wynik;
• Test2 - jak zrozumiemy, że zmierzamy do wyniku;
• Wyjście - jak zrozumiemy, że osiągnęliśmy wynik.

To podejście pomaga wykonawcy lepiej zrozumieć zadanie, ponieważ pokazuje, jak osiągnąć wynik i upewnić się, że otrzymasz dokładnie to, czego potrzebujesz.

Przejrzysty algorytm ustawiania problemu dla TOTE

Przykład. Specjalista ds. reklamy kontekstowej przyjął jako asystenta początkującego i postanowił rozpocząć praktykę od najprostszych, np. kompilacja reklam. Takie zadanie ustawione przez TOTE może wyglądać tak:

Przygotuj reklamy do kampanii reklamowej Atelier.

T1: Konieczne jest przygotowanie reklam zgodnie z koncepcją uzgodnioną z klientem (w pliku) wg. szablon (w załączeniu) oraz nasz regulamin (w liście kontrolnej). Reklamy muszą zawierać dwa tytuły, teksty, linki do podstron i linki wyświetlające.

O: Lista kontrolna zadań:

Poznaj koncepcję i listę kontrolną tworzenia reklam;

Skopiuj frazy kluczowe do szablonu i wypełnij wszystkie pola dla każdego;

Sprawdź reklamę zgodnie z listą kontrolną i pod kątem zgodności z ograniczeniami Yandex.Direct;

Zaakceptuj wynik.

T2: Aby nie powtarzać, wykonaj wszystko w tej kolejności.

E: Wynikiem będzie wypełniony i zatwierdzony szablon, gotowy do przesłania do Yandex Direct.

HD-RW-RM

Metoda pozwala przekazać wykonawcy wszystkie niezbędne informacje, nie zapominając o niczym ważnym. Częściowo pokrywa się ze SMART, ale uwzględnia nie kryteria, ale bloki informacyjne TK

Litery skrótu oznaczają sekcje szablonu, według których wygodnie jest wypełnić zadanie:

• Nagłówek - nagłówek, odpowiada na pytanie "Co należy zrobić";
• Opis - opis, zanurzony w kontekście zadania i szczegółów;
• Rezultat – opisuje kryteria, według których stwierdzimy, że zadanie zostało wykonane;
• Droga - ścieżka, może wskazywać od czego zacząć lub zawierać przejrzysty algorytm z punktami kontrolnymi;
• Redline - czas i priorytet, wyznacza terminy i pokazuje, jak ważne jest zadanie;
• Motywacja - motywacja, wyjaśnia, dlaczego dostawca, wykonawca i inni zainteresowani pracownicy potrzebują wyniku.

Główną różnicą w stosunku do innych metod jest blok „Motywacja”. Rozumiejąc, dlaczego jest to konieczne, wykonawca może podejść do zadania bardziej odpowiedzialnie.

Szablon do ustawiania takich zadań może wyglądać tak

Przykład. Niewielki zespół specjalistów PPC powiększa się i aby bezboleśnie skalować i utrzymywać poziom jakości każdego projektu, konieczność standaryzacji procesów.Kierownik przydziela jednemu z najbardziej doświadczonych członków zespołu zadanie opisania procesu zakładania kampanii w Yandex Direct. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie niuanse, ponieważ od przejrzystości procesów może zależeć dochód całego zespołu jako całości i każdego specjalisty z osobna.

Zaprojektowany zgodnie z metodą HD-RW-RM, problem może wyglądać następująco:

Standaryzuj ustawienia kampanii w Yandex Direct.

Zadanie jest ważne, bo wpływa na reputację i zysk, ale pracownik jest doświadczony, więc nie musi malować całego procesu krok po kroku.

Nawiasem mówiąc, możesz uzyskać większe zyski z reklamy kontekstowej nie tylko dzięki wzrostowi bazy klientów, ale także dzięki programom partnerskim. Na przykład członkowie programu partnerskiego click.ru otrzymują do 15% obrotu reklamowego klientów.

JASNE

Metoda została opracowana przez kanadyjskiego trenera biznesu i wioślarza Adama Creeka jako alternatywa dla modelu SMART. Z kolei CLEAR pozwala ustawić bardziej elastyczne zadania, które mogą się zmieniać w zależności od okoliczności.

Litery skrótu oznaczają kryteria, jakie musi spełniać prawidłowo sformułowane zadanie:

• Współpraca - praca zespołowa, motywuje pracowników do wspólnej pracy;
• Limited - ograniczony, analogicznie do SMART - osiągalny i ograniczony w czasie;
• Emocjonalny – emocjonalny, interesujący dla wykonawców;
• Przystępny – dostępny, można go podzielić na małe podzadania;
• Refinable - elastyczny, może zmieniać się w trakcie realizacji.

Pierwsze kryterium sugeruje, że metodę najlepiej stosować, gdy trzeba przydzielić zadanie kilku pracownikom lub grupie wykonawców, w przeciwnym razie nie ma to sensu.

Kryteria są różne, zasada ta sama

Przykład. Systemy reklamy kontekstowej regularnie publikują aktualizacje i nowe narzędzia. Aby pozostać w trendzie i nie tracić klientów, dział reklamy kontekstowej postanowił wyznaczyć wszystkim specjalistom stałe zadanie: comiesięczne aktualizacje badań, sprawdzanie, w jakich projektach mogą się przydać i przesyłanie klientom sugestii optymalizacyjnych.

Oto jak sformułować ten problem zgodnie z CLEAR:

Wysyłaj klientom oferty podłączenia nowych narzędzi systemu reklamowego do 10 dnia każdego miesiąca.

Odpowiada więc metodologii:

• zespół - zadanie zostało ustawione dla całego działu, pracownicy mogą sobie nawzajem pomagać w zrozumieniu aktualizacji i zgłaszać sugestie;
• ograniczona - jest osiągalna i ma terminy (do 10-tego);
• emocjonalny - wykracza poza standardowe procesy i pozwala wykazać się umiejętnościami i wiedzą z zakresu marketingu;
• dostępny - można go podzielić na podzadania: aktualizacja badań, analiza projektów w toku itp.;
• elastyczny - w jednym miesiącu Yandex Direct wydaje aktualizacje jedna po drugiej, w innym - ledwo coś zmienia po trochu.

SZYBKI

Kolejna alternatywa dla metody SMART opracowanej przez Massachusetts Institute of Technology. Ta technika jest również nastawiona na pracę zespołową i ambicje wykonawców, więc raczej nie nadaje się do zwykłych zadań, takich jak zbieranie semantyki czy analizowanie witryn w YAN.

Podobnie jak w SMART i CLEAR, litery skrótu oznaczają kryteria zadania:

• Często omawiane - często dyskutowane, o zadaniu ciągle mówi się w zespole, aby nie stracić go z oczu;
• Ambitny – ambitny, wykonalny, ale niełatwy do zainspirowania wykonawców do dalszych osiągnięć;
• Specyficzny - specyficzny, analogicznie do SMART;
• Przejrzysty - przejrzysty, samo zadanie i cel do osiągnięcia, który ma zostać wykonany, są widoczne dla całego zespołu.

Metodyka pomaga w ustalaniu i pracy z zadaniami ważnymi dla firmy lub projektu, tak aby pozostawały w centrum uwagi i były wykonywane efektywnie.

Możesz wybrać pomiędzy SMART, CLEAR i FAST w zależności od rodzaju i ważności zadania, a także od tego, do kogo jest adresowane

Przykład. Agencja postanowiła podnieść poziom obsługi klienta poprzez bardziej przejrzyste i zrozumiałe raporty dotyczące reklamy kontekstowej. Przed działem stoi globalne zadanie: wybrać odpowiednie narzędzie i przenieść do niego całe raportowanie do klienta.

Według FAST problem można sformułować następująco:

Wybór i wdrożenie do 1 grudnia systemu wizualizacji danych z możliwością budowania dynamicznych raportów dotyczących reklamy kontekstowej, aby raportowanie było szybsze dla specjalistów i bardziej zrozumiałe dla klientów.

Przejrzyjmy kryteria:

• często omawiane - zadanie dotyczy wszystkich pracowników działu, więc będzie omawiane;
• ambitny - nie jest łatwy, bo globalny, ale wykonalny;
• specyficzny – pokazuje żądany wynik (dynamiczne raporty w systemie wizualizacji danych);
• transparentny - wszyscy pracownicy rozumieją, co mają robić (wybierać i wdrażać) i dlaczego jest to konieczne (przyspieszyć procesy i uczynić raporty bardziej przejrzystymi).

7 przydatnych narzędzi do wyznaczania celów

Od Ciebie zależy, czy wybierzesz jedną metodę i ją udoskonalisz, czy użyjesz innych metod, aby wyznaczyć zadania o różnym stopniu złożoności dla pracowników różnych szczebli.W każdym razie wszystkie zadania muszą być gdzieś ustalone. Dlatego udostępniamy wybór menedżerów zadań, w których można ustawić zadania dla dowolnej z tych metod. Wybierz na podstawie potrzeb i wielkości zespołu:

1. Trello
2. Napisz
3. Asana
4. Aktywna współpraca
5. Todoist
6. Bitrix24
7. PlanFix